Hromadné rozesílky z Excel Desktop

• Jak to funguje?
• Jak odeslat dokument/y k podpisu přes Signi ze sešitu
• Mít potvrzeno od svého správce Signi, že tento sešit je připraven k rozesílání.
• Možné scénáře podepisování
• Možné stavy zpracování
• Co dále?

Potřebujete hromadně rozesílat dokumenty, kde podkladové údaje máte uloženy v sešitu Microsoft Excel, například seznam zaměstnanců či externích spolupracovníků? 

Pak rovnou z tohoto sešitu můžete odesílat k podpisu či schválení různé dokumenty, kdy Signi před podpisem do zvoleného vzoru dokumentu předvyplní údaje ze sešitu.

Hromadné rozesílání dokumentů k podpisu v Signi z Microsoft Excel

Pokud je zasílaný dokument pro všechny příjemce “stejný”, je většinou snazší využit Hromadnou rozesílku ze Signi.

Jak to funguje?

• Máme připravený vzorový Excel sešit, který rozesílá dokumenty do demonstračního workspace v Signi.

• Dle vašich požadavků vám připravíme Excel na míru přímo pro vás využívající buď existující vzory, např. Růžovku či formuláře pro Milostivé léto, anebo vzory vašich dokumentů, např. Dohody o provedení práce, Mzdový výměr apod. Upřesníme si i správný workspace / pracovní prostor v Signi, kam budou dokumenty ukládány, jaký je podpisový scénář (tj. kdo podepisuje první, kdo druhý apod.), v jakém jazyce bude probíhat komunikace s podepisujícími, zda se mají dokumenty z Excelu hned rozesílat, nebo je ještě chcete před odesláním zkontrolovat aj.

• “Váš” Excel si pak naplníte potřebnými daty a stisknutím jednoho tlačítka odešlete dokumenty k podpisu.

Jak odeslat dokument/y k podpisu přes Signi ze sešitu

1. Mít potvrzeno od svého správce Signi, že tento sešit je připraven k rozesílání.

2. Povolit při otevírání tohoto XSLM sešitu spouštení maker, po otevření se objeví výzva k jejich povolení pod nástrojovou lištou, kterou potvrdíte stisknutím "Povolit obsah".

3. Na list "Data" nahrát data pro dokumenty k odeslání ve sloupci "D" a řádku 5 a dalších.

4. Na listu "Data" ve sloupci "A - Stav zpracování" uvést u vyplněných řádků text "Odeslat".

5. Na listu "Data" ve sloupci "Odeslat Signi vzor č. 1 - 10" uvést číslo vzoru k odeslání 1 - 9, dostupné vzory viz list "Config".

6. Stisknout tlačítko "Odeslat k podpisu".

7. Ověřovat si stav podepsání stisknutím tlačítka "Aktualizovat stav".

8. Užívat si výhody snadného odesílání dokumentů k elektronickému podpisu přes Signi z Excel Desktop.

POZOR! Tento Excelovský soubor lze použít výhradně v Microsoft Excel Desktop. Při otevření např. v Google Sheets/Tabulky nebo cloudovém Microsoft Office 365 nebude odesílání fungovat, protože tam není podpora maker ve Visual Basic.

Možné scénáře podepisování

• Standardní proces podepisování je, že dokument podepíše zástupce navrhovatele a dokument odchází k podpisu protistraně - e-mail  navrhovatele je nastaven na listu “Config” jako “Proposer email”. E-mail protistrany se bere z řádků na listu “Data”.

• Může zástupce navrhovatele podepsat dokument automaticky? Ano, ale musí v tomto případě podepisovat jako první. Předpokládá to, že v Signi má účet s daným e-mailem přístup do odpovídajícího workspace s právem podpisu, u účtu má uložený svůj biometrický podpis, na workspace je v jeho nastavení povoleno automatické vkládání podpisů a je vyplněno místo podpisu např. “Praze”.

• Lze nastavit, že první podepisuje protistrana a až potom zástupce navrhovatele? Ano, lze to tak nastavit, jen pak není možné vkládat podpis navrhovatele automaticky, i zástupce navrhovatele musí každý dokument podepsat. Lze ale pro navrhovatele (nikoliv protistrany) na workspace vypnout 2faktorovou autentizaci, tj. navrhovatel nebude muset zadávat PIN pro ověření telefonu.

• Lze odeslat více vzorů podpisu najednou? Standardně ne, vždy se na listu “Data” u kontaktu zadá číslo vzoru 1 - 10 k odeslání, seznam vzorů a jejich čísel viz list “Config”. Lze ale jednoduše poslat několik výzev za sebou pro různé vzory. Principiálně lze odesílat i sadu vzorů najednou, ale je to úprava na zakázku, kdy vznikne “kombinovaný vzor” jako sada několika vzorů.

Možné stavy zpracování

Na listu "Data" je ve sloupci "A - Stav testování" uveden stav zpracování záznamu na příslušném řádku. Jeho možné hodnoty jsou:

• Prázdné pole = Záznam je zatím pouze k přípravě, po stisknutí "Odeslat k podpisu" se pro tento řádek nic neděje.

• "Odeslat" = Pokud nastavíte na řádku tuto hodnotu, po stisknutí "Odeslat k podpisu" se požadavek na podpis dokumentu odešle do Signi.

• "Odesláno" - Nastaví se po stisknutí "Odeslat k podpisu" a odeslání odpovídajícího požadavku do Signi.

• "Rozesláno” - Signi potvrdilo, že požadavek byl zpracován a dokument/y bylo/y rozeslán/y k podpisu.

Pokud stisknete tlačítko "Aktualizovat stav", u záznamů resp. řádků ve stavu "Odesláno" se nastaví:

• "Podepsáno" - všichni, kteří měli, dokument podepsali či schválili.

• "Vypršela doba" - uplynula doba stanovená k podpisu dokumentu, typicky 7 či 14 dní.

• "Odmítnuto" - někdo z podepisujících odmítl dokument podepsat.

Příklady hromadně odeslaného vzoru

Údaje z Excelu jsou naplněny ve vzoru v Signi a dokument je odeslán zaměstnanci k podpisu.

Tip 1 - Schování a zobrazení sloupců vzoru

Řádky se seznamem všech údajů zaměstnanců na listu “Data” jsou velmi dlouhé. Aby se snadno editovaly údaje pro příslušný vzor, přibyla možnost zobrazit či skrýt sadu sloupců s údaji pro určitý vzor. Využívá se běžná funkce Excelu + a - zobrazené v záhlaví prvního sloupce sady.

Tip 2 - Schování listu Config 

Pokud nechcete, aby jste vy nebo kolegové omylem nezměnili něco v konfiguraci Excel rozšíření pro Signi, je možné například list skrýt viz menu Domů > Formát > Viditelnost > Skrytí & Zobrazení.

Co dále?

Zaujala vás tato rozšiřující funkce? Kontaktujte nás na sales@signi.com.