Částečné podepisování

Změněno dne Po, 3 Červen v 2:20 ODPOLEDNE

Ne ve všech podpisových scénářích Signi zajišťuje podpisy všech podepisujících.

Pojďme se podívat na nejčastější situace, kdy tomu je jinak:

Částečně podepsaný dokument došlý od protistrany
Částečně podepsaný dokument z integrované aplikace
Vytvoření částečně podepsaných dokumentů

Částečně podepsaný dokument došlý od protistrany

Co dělat, když vám někdo pošle dokument, který už je od něj elektronicky podepsaný?

Pro částečně podepsaný dokument došlý od protistrany může Signi zajistit podpis/y na vaší straně a poslat je k převzetí protistraně zpět. Obě strany tak získají plně podepsaný dokument.

Jak může vypadat částečně podepsaný dokument od protistrany - podpis kvalifikovaným certifikátem v Adobe Readeru

Nejjednodušší postup dopodepsání částečně uzavřeného dokumentu

Podepisující za vaší organizaci sám nahraje dokument do Signi, podepíše ho biometricky, přes BankID nebo kvalifikovaným certifikátem a protistrana pak dostane plně podepsaný dokument, což se stane díky tomu. že bude v podpisovém scénáři uvedená “Na vědomí”

Nejjednodušší reakce na obdržený částečně podepsaný dokument - Dle podpisového scénáře statutář sám dokument dopodepíše, nechá uzavřít proti dalším změnám a pošle ho protistraně ke stažení.

Do dokumentu s jedním podpisem se v Signi vloží pole pro umístění druhého podpisu a dokument se odešle k podpisu.

Výsledný dokument dopodepsaný a uzavřený v SIgni rozposlaný všem stranám. Obsahuje podpisy certifikáty obou stran.

Pokročilý postup dopodepsání částečně uzavřeného dokumentu

může vypadat například následovně:

Podatelna vloží částečně podepsaný dokument do Signi a v podpisovém scénáři nastaví, že Záleží na pořadí podepisujících a dle scénáře
nejprve nechá odpovědného zaměstnance , případně kohokoliv v určité roli, dokument ověřit a schválit,
pak jde dokument statutáři k podpisu,
pak plně podepsaný dokument se posílá protistraně
1. ke “Schválení”, které je zaznamenané v kontrolním listu nebo
2. “Na vědomí”, kdy si rovnou může stáhnout podepsaný dokument.
Obě strany dostanou oboustranně podepsaný, uzavřený dokument.

Pokročilá reakce na obdržený částečně podepsaný dokument - 1. Podatelna nastaví interní podpisové kolečko a na závěr předání podepsaného dokumentu protistranám.

Co dělat, když je dokument zamčený proti změnám?

Je třeba, aby dodané PDF soubory nebyly uzamčeny proti změnám a bylo možné přidávat do dokumentu další informace, např. podpisy, pečetě či časová razítka. Pozor, obsah dokumentu jako takového se nemění nikdy. Pokus o nahrání zamčeného dokumentu do Signi se projeví chybou.

Pokud do Signi nahrajete dokument, který je již uzavřen proti změnám, Signi vám vrátí chybu.

Pokud je dokument zamčený, je třeba vyžádat od protistrany nezamčenou verzi dokumentu. Potřebujete zástupci protistran poradit na to, jak ne/zamknout dokument? Například v Adobe Readeru při podepisování certifikátem ne/zaškrtnout “Zamknout dokument při podepisování”.

Při závěrečném kroku podepisování se nezaškrtne “Zamknout dokument pro podepisování”

Co když částečně podepsaný dokument potřebujete nahrávat do vaší aplikace a ne přímo do Signi?

Například částečně podepsaný dokument potřebujete nahrát do aplikace pro podatelnu, zákaznické centrum, servisní modul CRM systému apod. jeho dopodepsání přes Signi lze pak z aplikace vyvolat přes Signi API viz Částečné podepisování přes Signi API.

Částečně podepsaný dokument z integrované aplikace

Kdy se hodí rozdělit podepisování mezi Signi a integrovanou aplikaci

Některé aplikace, např. ERP systémy, umí vkládat do generovaných tiskových sestav či šablon podpis uživatele. Při integraci se Signi tedy integrovaná aplikace zajišťuje podpisy navrhovatelů.

Signi pak zajistí podpis protistran - např. zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců apod.

Výhodou je, že:

Signi zprostředkovává u protistran podpis různého technického provedení od podpisu textem, přes Bank ID SIGNI po využití kvalifikovaného certifikátu na kvalifikovaném prostředku a různé právní úrovně od prostého, zaručeného po uznávaný či kvalifikovaný podpis včetně ověřeného.
Lze také provést pokročilou vzdálenou identifikaci až na úroveň AML zákona před uzavřením dohody.
Lze tak jednoduše realizovat hromadné rozesílky k podpisu přímo z integrované aplikace.
Z pohledu IT bezpečnosti je někdy zásadní, že není třeba vystavovat vaši interní aplikaci do internetu. Komunikaci s protistranami zajisti Signi, které je naopak na internetu dostupné komukoliv. Propojení Signi s vaší aplikací pak probíhá zabezpečeně.
Signi není licencována dle počtu uživatelů tj. ani zprostředkování podepisování u tisíců zákazníků či zaměstnanců nemusí znamenat velké náklady.

Příklady systémů, které poskytují částečné podepsání

Příklad IT architektury, kdy podpisy uvnitř týmu či organizace zajišťuje EPR systém, Signi pak v jeho okolí.

Podrobnosti o předání dokumentu přes Signi API viz Částečné podepisování přes Signi API.

Vytvoření částečně podepsaných dokumentů

Jak vytvořit v Signi dokument, který lze dopodepsat v jiném systému?

Toto se hodí např. pro situace, kdy protistrana má svůj způsob či systém podepisování. V tom případě:

Signi se použije pouze pro zajištění podpisů uvnitř vaší organizace, tj. budou podepisovat jen navrhovatelé.
Podepsaný dokument si pak autor dokumentu ze Signi stáhne a odešle jinou cestou k dopodepsání - např. pošle e-mailem orgánu veřejné správy, kde ho dopodepíší ve svém systému.

Je k tomu ale třeba, aby Signi dokument pří podepsání nezamklo proti změnám, aby mohly být přidány další podpisy. Což zajistí odpovídající nastavení podpisového scénáře.

Nejjednodušší scénář - Podepisující nahraje nepodepsaný dokument, nastaví nezamknutí dokumentu po podpisu, podepíše ho a získá částečně podepsaný dokument. S tím následně manipuluje zcela mimo Signi.

Jak se vyhnout dopodepisování mimo Signi?

Nejčastější situaci , kdy vzniká požadavek na vytvoření jen částečně podepsaného dokumentu v Signi, je ta, kdy protistrana, typicky veřejná správa, má svůj systém pro podepisování certifikáty.

Pokud se ovšem dopodepsání dokumentu děje mimo Signi, nemůže Signi zajistit některé kroky v procesu podepisování, proces není plně automatizován a výhoda digitalizace se do velké míry ztrácí.

Částečnému podepisování se lze vyhnout, pokud se s podepisujícími domluví, že oni sice podepíší ve svém systému pro podepisování (nejčastěji kvalifikovaným certifikátem), ale :

místo posílání dokumentů v příloze emailu tam a zpět
si dokument protistrana k podepsání stáhne ze Signi
jím podepsaný dokument do Signi zase nahraje.

Díky tomu pak může Signi zajistit:

uzavření dokumentu včetně vložení časového razítka a el. pečeti,
rozeslání uzavřeného dokumentu se všemi podpisy všem protistranám,
archivaci dokumentu,
předání uzavřeného dokumentu integrované aplikaci
apod.

Protistrana podepisující certifikátem má možnost si částečně podepsaný dokument stáhnout, dopodepsat ve svém systému. Tím, že dopodepsaný dokument pak nahraje zpět do Signi, může Signi zajistit následné potřebné kroky