Elektronické právní jednání a Signi

• Elektronické právní jednání
• Elektronické podepisování
  • Základní právní rámec
  • Základní právní rámec
  • Základní právní rámec
  • Specifika v HR
  • Specifika v ekonomické agendě
  • Specifika ve veřejné správě a samosprávě
  • Elektronický podpis, právo a bezpečnost v Signi
• Vzdálená identifikace osob
• Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů 
• Co dále? Pojďme na to!

Elektronické právní jednání

Elektronické právní jednání zahrnuje následující oblasti:

1. elektronické podepisování,

2. vzdálená identifikace osob,

3. dlouhodobá archivace elektronických dokumentů.

Ve všech těchto oblastech Signi nabízí své služby.

Elektronické podepisování

Základní právní rámec

Současný právní rámec pro elektronické podepisování je daný EU direktivou eIDAS a navazujícími zákony. Klíčová ustanovení:

1. eIDAS definuje elektronický podpis velmi široce “jako jakákoliv elektronická data připojená k elektronickému dokumentu používaná k podepsání” - EIDAS - KAPITOLA I - OBECNÁ USTANOVENÍ - Článek 3 - Definice bod 10

2. Stejně tak jasně říká, že soudy k dokumentům v listinné i elektronické podobě mají přistupovat stejně, tj. např. vyžádat si posudek soudního znalce, který se k autorství podpisu vyjadřuje.

3. EIDAS definuje 3 úrovně podpisů - kvalifikovaný, zaručený a jiný/ostatní/prostý - EIDAS - KAPITOLA I - OBECNÁ USTANOVENÍ - Článek 3 - Definice bod 10, 11, 12, např. v Česku pak lokální úprava viz ZSVD par 5-7, v české právní úpravě se ještě používá uznávaný, což je podpis s kvalifikovaným certifikátem, který nemusí být uložen na kvalifikovaném prostředku a je určen pro jednání vůči orgánům veřejné moci - ZSVD par 6.

Zásadním důsledkem EU direktivy eIDAS je, že:

• pro běžný komerční styk - běžné komerční smlouvy, objednávky, předávací protokoly, výkazy práce apod. - postačuje tzv. elektronický podpis na úrovni jiný/prostý/ostatní, který v různých technických provedeních nabízí Signi i další globální i lokální služby pro elektronické podepisování jako základní variantu, pro Česko je v Signi k dispozici i podpis přes BankID SIGNI na vyšší úrovni zaručený,

• pro jednání s veřejnou správou a pro další příležitosti je určen kvalifikovaný či uznávaný podpis.

Pohled práva
eIDAS  - nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu, Plné znění zákona v jazycích EU a Základní informace v AJ
EIDAS - KAPITOLA I - OBECNÁ USTANOVENÍ - Článek 3 - Definice bod 10, 11, 12: “elektronický podpis - data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání”
EIDAS KAPITOLA III - SLUŽBY VYTVÁŘEJÍCÍ DŮVĚRU - ODDÍL 4 - Elektronický podpis - Článek 25 - Právní účinky elektronických podpisů: “Elektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické podpisy.”	
Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a s ním související informace na webu MVČR, jde o převedení eIDAS do českého právního řádu - § 7: “K podepisování elektronickým podpisem lze použít zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se právně jedná jiným způsobem než způsobem uvedeným v § 5 nebo § 6 odst. 1.”  Související právní komentář:  “Prostý / jiný / ostatní elektronický podpis má váhu vlastnoručního podpisu na základě §7 ZSVD (tam označen jako "jiný typ elektronického podpisu")”.
Zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů - nazývaný také “Digitální ústava”, viz také stručně shrnuto v Digitální ústava v deseti bodech
Zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, a související změnový zákon č. 251/2017 Sb.	
Občanský zákoník - §  562 (1)  “Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby” - https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-89/zneni-20210101#cast1  
Pohled Signi
Typy podporovaných podpisů - biometrický, přes SMS, tiskacím písmem, přes BankID SIGN, s certifikáty, kvalifikované.

Specifika v HR

• Video Specifika elektronického podepisování v HR oblasti - Mgr. Ondřej Hanák, AK KROUPAHELÁN

• Záznam webináře Jak v HR ušetřit čas, náklady a administrativu s el. podpisem - s právním úvodem Mgr. Daniela Vejsady - PRK Partners

• Prezentace Elektronické podepisování v HR - PRK Partners – jaký je právní rámec pro elektronické podepisování v oblasti HR a v jakých případech lze využít?

• Elektronické podepisování v HR s využitím Signi - shrnutí nejčastějších otázek a odpovědi na ně:

  • Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě - jaký je rozdíl?

  • Jaké všechny HR dokumenty lze podepisovat bez omezení?

  • Jak správně elektronicky podepsat a doručit pracovně právní dokumenty?

  • U kterých dokumentů raději trvat na listinné podobě?

  • Jaká je auditní stopa pro případ kontroly ÚP či soudního sporu?

• Elektronická komunikace a jednání v pracovních vztazích - epravo.cz - Přemysl Jireček - advokát, Andrea Drozdíková - advokátní koncipientka, Urban & Hejduk s.r.o., advokátní kancelář

Specifika v ekonomické agendě

• Záznam webináře Zrychlete procesy v ekonomické agendě digitálním podepisováním - s účastí Milana Vodičky, daňového poradce

• Prezentace Digitalizace účetních a daňových dokladů - Milan Vodička

  • Je možné zcela nahradit nebo zaměnit papírovou formu dokladů a písemností za digitální? Co musí být dodrženo a zajištěno pro platnost právního jednání v digitální podobě? Je možné zajistit dostatečně spolehlivě a po potřebnou dobu věrohodnost, průkaznost a trvanlivost digitálních písemností?

Specifika ve veřejné správě a samosprávě

Požadavky eIDAS, resp. související české právní úpravy jasně říkají:

• Digitální právní jednání orgánu veřejné moci (OVM) vyžaduje použití kvalifikovaného elektronického podpisu. Jinými slovy pokud podepisuje někdo při výkonu veřejné správy, musí podepisovat kvalifikovaným elektronickým certifikátem, který musí být uložen na tzv. kvalifikovaném prostředku - kartě, tokenu, občanském průkazu apod.

• Digitální právní jednání vůči orgánu veřejné moci (OVM) vyžaduje použití uznávaného elektronického podpisu, což je podpis kvalifikovaným elektronickým certifikátem, který nemusí být uložen na kvalifikovaném prostředku ale např. na lokálním disku svého počítače, nahraného do systému v kterém podepisuje apod. Pokud občan či firma komunikují elektronicky s veřejnou správou, mohou podepisovat uznávaným podpisem.

Důležité je, že toto se netýká pouze úřadů státní správy a samosprávy, ale i organizací pověřených výkonem veřejné správy, například škol či nemocnic. U nich ale některé činnosti pod výkon veřejné správy patří a některé ne. Pokud škola komunikuje s rodiči o ne/přijetí na školu, jedná se o výkon správy, ale pokud uzavírá komerční smlouvu s úklidovou firmou, o výkon správy se nejedná.

Pohled práva
Zákon č. 297/2016 Sb. - § 5, § 8, § 11 - jednání veřejné správy
Zákon č. 297/2016 Sb. - § 6, § 9, další zákony

Pohled Signi
Kvalifikované podpisy a podpisy s certifikáty v Signi

Elektronický podpis, právo a bezpečnost v Signi

• Nejčastější otázky – klíčové informace týkající se podepisování v online prostředí

• Vyjádření od AK ROWAN LEGAL - dokument potvrzující, že “písemná forma právního jednání je u dokumentů podepsaných prostřednictvím služby Signi zachována, proto lze prostřednictvím služby Signi vytvářet právní jednání v písemné formě, platná podle právních předpisů ČR”

• Vyjádření od JUDr. Radima Polčáka - analýza elektronické dokumentace právního jednání v rámci Signi

• Bezpečnostní příručka Signi (CZ verze) – podrobnější informace týkající se podepisování v online prostředí

• Bezpečnostní příručka Signi (Security guide, AJ verze)

Vzdálená identifikace osob

Jedním z požadavků na elektronické podpisy dle EU nařízení eIDAS je určitá míra identifikace podepisujícího. Tato míra se liší pro různé úrovně podpisů, největší je u kvalifikovaných, nižší je u zaručených a nejnižší u u státních a běžných podpisů.

Používání kvalifikovaných podpisů je ovšem poměrně složité, a tedy ne příliš rozšířené. Proto dává v mnoha případech smysl použití elektronických podpisů nižších úrovní a jejich doplnění vzdálenou identifikací podepisujícího jiným způsobem, například pomocí nahraných osobních dokumentů, zaslání mikroplatby ze svého účtu apod.

Zároveň existují i situace, kdy zákon požaduje vzdálenou identifikaci určitých parametrů. Takovým je Zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, který definuje tzv. “Povinné”, např. finanční zprostředkovatele, realitní, účetní kanceláře či daňové poradce apod. , kteří jsou povinni před uzavřením obchodů dostatečně bezpečně a průkazně identifikovat / ztotožnit / ověřit totožnost osob, se kterými obchod uzavírají.

Pohled práva
Zákon č. 253/2008 Sb. - Zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu - zkráceně také Zákon proti praní špinavých peněz či AML zákon.
Zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů - nazývaný také “Digitální ústava”, viz také stručně shrnuto v Digitální ústava v deseti bodech

Pohled Signi
Vzdálená identifikace

Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů 

Zákony vyžadují dobu archivace dokumentů 10 nebo i 30 let. To už je poměrně dlouhá doba, a proto je třeba jí věnovat i u dokumentů v elektronické podobě určitou pozornost.

Pohled práva
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě - Jinak také nazývaný jako „Archivní zákon“ upravuje státní politiku a formu archivnictví a spisové služby. Poslední novelizací (novela č. 167/2012 Sb.) zohledněna existence elektronických systémů spisové služby, datových schránek a elektronického podpisu. https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499
Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
ETSI - http://www.earchivace.cz/legislativa-a-normy/aplikace-norem-pro-elektronickou-archivaci/ stanovuje např. referenční formáty pro uchovávání digitálního obsahu CAdES , XAdES , PAdES.
PDF/A - http://www.earchivace.cz/legislativa-a-normy/typy-dokumentu-k-archivaci/ - formát PDF/A souborů je určen normou ISO 19005-1:2005 jako standard pro dlouhodobou archivaci.

Pohled Signi
Signi elektronický archiv

Co dále? Pojďme na to!

Začněte hned - Vytvořte si účet v aplikaci Signi a začněte zasílat k podpisu první dokumenty. Podrobný návod, jak začít, vám poskytne kapitola Začínáme si Signi. První tři podpisy máte zdarma, můžete tedy aplikaci nezávazně vyzkoušet.	

Ozvěte se nám hned na sales@signi.com.
	
Naplánujme si společný videohovor - Rádi vám aplikaci Signi a správu a podepisování obchodních dokumentů předvedeme. Vyberte si termín, který vám nejlépe vyhovuje.