HR - Nástup - Podpis nástupních dokumentů podepisuje na pracovišti

Průběh

• U pracovně právních dokumentů je zatím Zákoníkem práce de facto znemožněno doručování elektronicky podepsaných pracovněprávních dokumentů . Lze je ale prokazatelně elektronicky podepsat na pracovišti a tam doručit. Toto je v Signi zajištěno funkcí Podpis na jednom zařízení, které spolu sdílí zástupce zaměstnavatele a nastupující zaměstnanec. Více viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.

• Pro snazší manipulaci s více dokumenty je možné do jedné podpisové sady dát více dokumentů. Při nahrávání souborů se pro podpis vybere více dokumentů. V případě použití vzorů se vybere ze vzorů hlavní dokument tj. např. Pracovní smlouva a po zadání podpisového scénáře se následně přidají další dokumenty k podpisu např. NDA, GDPR, Mzdový výměr apod. Kdo podepisuje jaký dokument v sadě se může lišit. Například pracovní smlouvu mohou podepisovat oba, GDPR souhlas jen zaměstnanec. Při nahrávání souborů lze toto nastavit na stránce umisťování podpisů. V případě použití vzorů je toto dáno vzorem.

• Oprávněný zástupce zaměstnavatele si dokumenty k podpisu v Signi může před jednáním se zaměstnancem může připravit sám, pouze si dokumenty připravené k podpisu uloží pomocí Uložit a zavřít. Připravené dokument si na jednání s novým zaměstnancem pouze otevře ze složky Dokumenty, kde bude záznam ve stavu Rozpracováno.

• Alternativně mu může dokumenty připravit někdo z kolegů např. z HR týmu. V tom případě bude vypadat podpisový scénář úplně stejně, pouze připravující rovnou zvolí Odeslat dokumenty k podpisu. Oprávněný zástupce zaměstnavatele pak najde v Signi dokumenty ve složce/stavu Čeká na můj podpis či schválení, o čemž dostane i výzvu e-mailem a SMS.

• V tomto scénáři pak podepisuje se zaměstnancem dokumentu přímo oprávněný zástupce zaměstnavatele i zaměstnanec.

• Po podepsání autor dokumentů, oprávněný zástupce zaměstnavatele i zaměstnanec dostanou do svých emailových schránek své parré elektronických podepsaných dokumentů.

• V Kontrolním listu k podepsaným dokumentům je jednoznačně vidět, že došlo k podpisu na jednom zařízení tj. , že oprávněný zástupce dokument podepisoval s novým zaměstnavatelem.

Scénář podepisování

• Je zaškrtnuto Zvolit pořadí podepisujících, tj. bude dodrženo pořadí podepisování dle scénáře.

• Je zaškrtnuto Podpis na jednom zařízení.

• Oprávněný zástupce zaměstnavatele a zaměstnanec jsou u jednoho zařízení např. počítači oprávněného zástupce zaměstnavatele či dedikovaném tabletu pro HR oddělení.

• Zatímco zástupce zaměstnavatele použije pří podpisu svůj firemní e-mail, nový zaměstnanec podepisuje svým soukromým e-mailem, aby měl dokumenty k dispozici i po odchodu z firmy

Kapitán Demo je oprávněný zástupce zaměstnavatele, nový zaměstnanec je…

Tip - Někdy může být užitečné, aby o podepsání nástupních dokumentů byl informován někdo další z týmu, třeba vedoucí týmu, kam nový zaměstnanec nastupuje. Lze ho tak uvést v podpisovém scénáři v roli "Na vědomí".