Obecné - Interní podpisové kolečko - Aby statutáři měli krytá záda

Průběh

Mimo jiné proto, aby statutáři mohli v případě soudního sporu prokázat, že jednali s péčí řádného hospodáře, často se před podepsáním dokumentu musí někdo z firmy k němu vyjádřit resp. ho schválit. V papírovém světě k tomuto slouží tzv. košilka či krycí list.

V elektronické variantě může něco takového vzniknout automaticky. Stačí uvést vyjadřující se v podpisovém scénáři pro dokument. Půjde tedy o zástupce resp. zaměstnance navrhovatele tj. uživatele Signi s přístupem do daného pracovního prostoru / workspace, kde byl dokument navržen v roli “Schvaluje”. V záhlaví podpisového scénáře je také zaškrtnuto “záleží na pořadí” tj. je zřejmé, že nejprve projde schválení a pak se bude teprve podepisovat.

Na rozdíl od interních systémů umožňujících totéž Signi dokáže ještě jednu věc. Potom co dokument podepíší zástupci navrhovatele, odešle k dokument či sadu dokumentů k podepsání i protistranám - zákazníkům, dodavatelům, zaměstnancům apod. 

Uzavřený, všemi podepsaný dokument pak rozpošle všem stranám, případně ho automaticky uloží do jejich interních systémů k dalšímu zpracování.

Podpisový scénář pro interní podpisové kolečko, na závěr, volitelně, podepisuje protistrana.

V tomto kontextu je zajímavá i role Na vědomí v podpisovém scénáři. To jest někdo, kdo se sice k dokumentu nevyjadřuje, ale dost ho zajímá, v jakém stavu podepisování je. Například obchodník, jemuž na podepsání dokumentu stojí uzavření obchodu potřebnému k vyplacení čtvrtletních prémií nebo interní business zákazník HR, který netrpělivě čeká na nového člena svého týmu a podepsání všech nástupních dokumentů.

Automatické vytvoření Košilky či Krycího listu z vyjádření všech vyjadřujících se, které jsou pak k dispozici podepisujícímu za navrhovatele dokumentu připravujeme.

Využití Signi pro interní kolečko je jen jedno z možných řešení v IT architekturách firem. Ve větších firmách je častějším řešením to, že interní schvalovací kolečko zajistí interní firemní systém - DMS, ERP apod. a ty pak pouze předají Signi interně schválený dokument k právně závaznému podpisu buď i zástupcům navrhovatele nebo protistranám - zákazníkům, dodavatelům či zaměstnancům. Takových systémů integrovaných se Signi je celá řada, rádi přidáme i další. Při těchto scénářích pak košilku/krycí list dodá integrovaný systém a Signi ho zpřístupní jen zástupci navrhujících.

Šlo by takto nechat oběhnout i papírové návrhy dokumentů zaslané do firmy například do podatelny, nákupčím či obchodníkům? I s tímto se dokážeme vyrovnat. Ne všichni jsou připraveni digitalizovat hned a tak musí být k dispozici varianta “P”.