Výzva k podpisu chodí e-mailem

Po odeslání dokumentu pošle Signi každému podepisujícímu e-mail s odkazem na dokument. U každého e-mailu se sledují dva údaje: odesláno (Signi zprávu předala k odeslání) a doručeno (server příjemce potvrdil přijetí).

Jako „nedoručené“ se označuje stav odesláno, ale bez potvrzení o doručení. Krátce po odeslání je tak označený každý e-mail — potvrzení chodí s odstupem. Pokud stav trvá déle, jde nejspíš o skutečný problém (překlep v adrese, neexistující doména, plná schránka).

Sledování se týká e-mailů s výzvou k podpisu a k vyplnění dokumentu. Ostatní zprávy (např. informace o dokončení) se do ukazatele nepočítají.

Kde nedoručený e-mail poznáte

Filtr „Nedoručené maily“ v přehledu "Dokumenty"

Zaškrtávací pole pod vyhledáváním zúží seznam na dokumenty, kde alespoň jednomu účastníkovi nebylo potvrzeno doručení. Filtr hledá napříč všemi lidmi na dokumentu — dokument se tedy může zobrazit i kvůli nepotvrzenému e-mailu člověka na vaší straně.

Dlaždice dokumentu v přehledu

V řádku Podepisující se u dotčeného účastníka zobrazí ikona obálky s vykřičníkem.

Detail dokumentu

V seznamu podepisujících má každý účastník ikonu obálky se značkou:

• zelená fajfka — doručení potvrzeno,
• červený křížek — odesláno, ale doručení nepotvrzeno,
• bez obálky — e-mail zatím neodešel.

Historie dokumentu

Do historie se zapisují jednotlivé události e-mailu (odesláno, přijato, doručeno, otevřeno, kliknuto, selhalo, odmítnuto) — nejpodrobnější zdroj pro doložení, co se s výzvou stalo.

Co dělat, když se e-mail nedoručil

• Zkontrolujte adresu — nejčastější příčinou je překlep nebo neexistující doména.
• Opravte adresu — účastníka lze na dokumentu nahradit, výzva pak odejde na novou adresu.
• Pošlete výzvu znovu — pokud šlo o dočasný problém na straně příjemce.
• Ověřte spam — zpráva může být doručena, a přesto ji příjemce nevidí.

Při vrácení dokumentu do rozpracovaných se údaje o odeslání vymažou a sledování začíná při dalším rozeslání znovu.

Doručení fikcí: bez doručení se dokument neuzavře

U dokumentů s doručením fikcí funguje potvrzené doručení jako podpis protistrany, proto je nedoručený e-mail zásadní.

Lhůta pro fikci běží od potvrzení doručení, ne od odeslání. Její délka se bere z nastavení dokumentu, jinak z nastavení workspace. Výchozí doba doručení fikcí je 15 dní.

Po uplynutí platnosti se dokument uzavře fikcí jen tehdy, když mají všichni na straně navrhovatele podepsáno a doručení protistraně bylo potvrzeno. Pokud doručení potvrzené není, dokument se neuzavře a propadne (vyprší); důvod se zapíše do historie dokumentu.

U doručení fikcí je proto potřeba doručení aktivně sledovat — právě na to slouží filtr Nedoručené maily. Režim počítá s jednou protistranou na dokumentu.